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Outlook 365 – Autoausfüllen und Adressbuch

Zwischen den beiden Funktionen Adressbuch und Autoausfüllen besteht, entgegen aller anderen Meinungen im Netz, KEIN Zusammenhang. Alle Einstellungen (bis auf eine kleine) die man in der Nutzer-Oberfläche in Outlook einstellen kann, beziehen sich ausschließlich auf das Adressbuch bzw. die Suche und Anzeige des selbigen.

Autoausfüllen:

Autoausfüllen mein die Funktion, welche im AN-Feld in Outlook (Email, Besprechungseinladung,…) erscheint.

 

 

 

 

 

Er merkt sich hier die letzten 1000 Eingaben. Woher zieht er aber die Daten und wo werden diese abgelegt? Es gilt immer, der angezeigte Name (und der erste Buchstabe der Emailadresse)! Bedeutet in der GAL Anzeige:

 

 

 

 

 

 

und im lokalen Adressbuch Anzeigen als:

 

Steht hier der Vorname als erstes, wird beim Autoausfüllen auch nur der Vorname beachtet, fange ich dort mit dem Buchstaben „E“ an, findet er einen nicht!

Das Anzeigen als ist ein Feld, das sehr besonders reagiert. Bei einer Neuanlage zieht Outlook standardmäßig immer Vorname Nachname in Klammern Emailadresse heran. Man kann es überschreiben, also auch Nachname, Vorname – muss dies aber manuell tun. Auch kann man Outlook mit Bordmitteln nicht sagen, bitte speichere in Anzeigen als die Namen erst mit Nachnamen, dann mit Vornamen. Man muss also alle lokalen Kontakte von Hand ändern.

Aber Vorsicht. Lösche ich Anzeigen als und schließe den Kontakt ohne zu speichern, speichert er dennoch und ersetzt diese wieder mit den Standardangaben Vorname Nachname Emailadresse!

Die Datei in der das Autoausfüllen versteckt ist, konnte man früher exportieren und mit Drittanbietersoftware bearbeiten, dies ist seit Office 365 nicht mehr möglich, importieren geht aber noch.

Befindet sich der Kontakt weder im lokalen noch im globalen Adressbuch, so zählt ausschließlich die Emailadresse bzw die ersten Buchstaben der Emailadresse.

Was Autoausfüllen NICHT ist:

NICHT STRG+K bzw Namen finden, hier greift Outlook auf das eingestellte Adressbuch zurück, durchsucht hier, je nach Voreinstellung, Vor- oder Nachname UND den Alias! Im Alias werden gerade in manchen Unternehmen die Anmeldekennungen hinterlegt (Bsp: u1234321ed).

 

Kurze Zusammenfassung:

Im Autoausfüllen zählen nur die beiden Felder Anzeigen als bzw in der GAL Anzeigen und die ersten Buchstaben der Emailadresse. Standardmäßig speichert Outlook in den lokalen Kontakten bei Anzeigen als Vorname Nachname.

Fängt der Text/Name in Anzeigen als mit Lars Erdmann an, so findet Autoausfüllen einen nur wenn man den Buchstaben L eingibt, nicht bei E, außer die Emailadresse beginnt mit E (erdmann.lars@xyz.de).

Dieses verhalten lässt sich nicht ändern. Man kann per Default nichts anderes einstellen. Einziger Weg – das Feld Anzeigen als im lokalen Kontakt anpassen und Nachname, Vorname eintragen.

Sonderfall: befindet sich der Kontakt sowohl in der GAL als auch im lokalen Adressbuch, so nimmt er beim Autoausfüllen die Daten aus dem lokalen Adressbuch und findet die Person dann im Standardfall nur mit dem Vornamen.

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Diagramme aus Excel2010 in PowerPoint2010 einfügen Teil 1

Es gibt immer wieder die gleichen Probleme bei der Übertragung von Diagrammen aus Microsoft Excel 2010 in PowerPoint 2010. Dies rührt unter anderem daher, das vermeintlich gleich eingefügte Diagramme sich in PowerPoint ganz unterschiedlich verhalten.

Folgendes Szenario:

Wir haben einen Excel-Arbeitsbereich mit Daten befüllt und dann ein sehr einfaches Diagramm daraus erstellt.dia01

Das Diagramm wird markiert und über STRG+C bzw. Register Start – Gruppe Zwischenablage – Befehl Kopieren, möchten wir das Diagramm an PowerPoint 2010 schicken. Bitte Excel unbedingt geöffnet lassen.

In PowerPoint gehen wir nun auf das Register Start – Gruppe Zwischenablage und rufen die Befehlsoptionen bei Einfügen auf, in dem wir auf das kleine Dreieck unter dem Einfügen-Symbol klicken.

Nun sehen Sie 5+1 Auswahlmöglichkeiten.

dia02

 

 

 

 

 

 

dia03Das erste Symbol fügt das Diagramm mit der Option – Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten – ein.
dia04Über das zweite Symbol lässt sich das Diagramm mit der Option – Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten – einfügen.
dia05 Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen
dia06 Ursprüngliche Formatierung verwenden und Daten verknüpfen
dia07Grafik
dia08Inhalte einfügen
Das letzte Feld wird in 99% der Fälle übersehen, oder wenn doch einmal darauf geklickt wird, sind viele Anwender mit dem darauffolgenden Dialogfenster überfordert.

 

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Excel automatisch IBAN berechnen lassen

Wir haben in einigen Betrieben rießige Excel-Listen mit den Kontonummern der Kunden. Daher wäre es sehr Zeitersparend wenn man einen Befehl in Excel hat, der die beiden Zahlen in die IBAN umrechnen lassen kann. Diesen gibt es aber in Excel 2016 nicht, daher müssen wir dies manuell erledigen.

Wie sich genau die IBAN inklusive der Kontollziffern berechnet bzw. zusammenstell findet Ihr hier: http://www.iban.de/iban-pruefsumme.html

Damit ist auch alles bereits gegeben damit wir dies einfach in Excel nachbauen können. Die Formel enthält auch das auffüllen der „0“ wenn die Kontonummer zu kurz ist.

C2 = Kontonummer
D2 = Bankleitzahl

dann kommt in E2 folgende Formel:
=“DE“&TEXT((98-REST((62*(1+REST(D2;97))+27*REST(C2;97));97));“00″)&D2&TEXT(C2;“0000000000″)

fertig.

Dies gilt NUR für Kontonummern und Bankverbindungen innerhalb der BRD. Denn die Formel macht nichts anderes als ein „DE“ an den Anfang zu setzen, dann berechnet sie die Prüfziffern (über die Rest-Funktion, die den meisten aus alten Excelversionen zur Berechnung der KW/Wochentag noch bekannt sein dürfte, das hier durch 97 geteilt wird, ist vorgeschrieben, die daraus resultierende Zahl wird nach ISO Standard von 98 subtrahiert – also nicht wundern, beide Zahlen sind so vorgegeben und müssen so eingehalten werden), hängt dann die BLZ daran und im Abschluss die Kontonummer inklusive der eventuell fehlenden „0“ bei zu kurzen Kontonummern.

 

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winmail.dat im iPhone (iOS) – Email aus Outlook

Bekanntes Problem – Email die aus Outlook (eigentlich Exchange) verschickt wird, insbesondere Einladungen (Kalender), werden von Exchange automatisch im RTF-Format formatiert. Auf dem iPhone bzw. iPad erhalten Sie eine leere Email mit der Anlage winmail.dat.

RTF wurde 1987 als Microsoft-eigenes Format eingeführt, mit dem Format kann iOS nichts anfangen. Die Umwandlung in das RTF-Format durch Exchange lässt sich im Office365 Admin-Panell aber einstellen, so das dies nicht mehr verwendet wird. Und zwar so:

Logen Sie sich in Ihr Office365 E-Plan ein: https://login.microsoftonline.com/

Wechseln Sie in die AdministrationLinks unten finden Sie unter Administration den Punkt Exchange. Unter Nachrichtenfluss finden Sie den Befehl Remotedomäne. Mit dem kleinen Bleistift (rechts das erste Icon neben dem Plus Zeichen) öffnen Sie das editieren Feld und wählen im unteren Bereich bei Rich-Text-Format verwenden: NIE aus. Das war es dann auch schon. rtf

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iOS alte Musik verschwinden lassen

Auch der Musikgeschmack ändert sich mal und die uralt-Compilation die man seit Jahren gelöscht hat schummelt sich dank der Synchronisationseinstellungen auf alle iOS-Geräte und blockiert Speicher.

Ich will den ganzen alten Schmodder nicht mehr sehen – also los:

iTunes Store anmelden und dann auf der Startseite rechts bei „alles auf einen Blick“ die gekauften Artikel aufrufen
UnbenanntBei den gekauften Artikeln kann man nun mit der Maus über das Cover fahren und links oben am Cover das X anklicken. Schwubb – weg aus dem iPhone und ruhe vor alter Musik 🙂

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Ganztägiges Ereignis

Wer ein ganztägiges Ereignis erstellt, oder vielleicht eine Serie als ganztägiges Ereignis erstellt, ist trotzdem im Kalender buchbar. Die macht Outlook in Version 2010 ganz automatisch.ganztagig

Outlook ändert das Feld Anzeigen als automatisch auf Frei, auch wenn hier etwas davor etwas anderes ausgewählt wurde. Sobald Sie also Ihren Termin oder Ihre Serie als Ganztägiges Ereignis kennzeichnen, setzt Outlook Ihre Verfügbarkeit auf Frei. In der Monatsansicht der Kalender sieht das so aus:

ganztagig3

Dies ist bei Terminen, bei denen Sie erinnert werden wollen kein Problem. Gerade bei Geburtstagen von Mitarbeitern / Kollegen oder Erinnerungen an eine Messeveranstaltung kein Problem. Aber wenn Sie im Urlaub sind, oder auf einem Meeting, sollten Sie das Feld Anzeigen als auf Abwesend ändern. So sind Sie in diesem Bereich dann als geblockt eingetragen und für jeden erkennbar, das Sie an diesem Tag keine Zeit für eine Besprechung haben.

Im Monatskalender sieht das dann folgendermaßen aus:

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Kopf- und Fußzeile in PowerPoint 2010 richtig anlegen

Eines der häufigsten Probleme in Microsoft PowerPoint 2010 betrifft die Kopf- und Fußzeile, sowie die richtige Seitennummerierung. Sicherlich kann man sich manchmal mit dem einfügen eines Textfeldes helfen, wie es aber professionell und richtig geht, versuche ich hier zu erklären. Die Lösung ist nicht von mir, sondern haben in den letzten 2 Jahren viele User, Trainer und Dozenten erarbeitet. Hier meine Auflistung:

Schritt 1)

Im Folienmaster (Ansicht – Folienmaster) die Masterfolie (diese wird größer als die anderen Folien dargestellt) markieren (einfach ein Linksklick drauf), und oben im Register ganz links Folienmaster auswählen und im Menüband den Befehl Masterlayout. Hier die fehlenden Kästechen auswählen. Dadurch wird in der Masterfolie wieder der entsprechende Platzhalter (ein Textfeld) eingefügt. Wenn Sie diesen Platzhalter in der Masterfolie löschen, erhalten Sie den Platzhalter auch wieder über den Befehl Masterlayout.

Schritt 2)

Nun müssen alle Layouts, auf denen es möglich sein soll, das die Fußzeile angezeigt werden kann (diese wird nicht automatisch angezeigt, siehe Schritt 3), ausgewählt werden. Dann im Register Folienmaster, etwas weiter rechts als vorhin das Häckchen bei Fußzeile setzten (im Bild rot unterstrichen markiert). Erst jetzt ist es überhaupt möglich, eine mit diesem Layout formatierten Folie die Fußzeile in der eigentlichen Präsentation auswählen zu können. Dazu mehr in Schritt 3.

 

 

Schritt 3)

In der Präsentationsfolie unter Einfügen – Kopf- und Fußzeile – die gewünschten Häckchen setzen. Fertig 😉

Für das zukünftige Ein- und Ausschalten der Zeilen, muss man also dann nicht mehr in den Master gehen, sondern kann dies, sofern einmalig Schritt 1&2 erledigt sind, bequem in der Folie über Einfügen erledigen.

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Tastaturbefehle Win7

Hier eine kurze Übersicht der wichtigsten Windows Tastaturbefehle:

Win + [R] = ausführen

Win + [X] = Windows Mobilitätscenter, ab Win7 Pro erst mit der Möglichkeit der Präsentationsmodussteuerung

Win + [P] = Steuerung von externen Monitoren / Beamer

Win + [L] = Lock -> Anmelder sperren

Win + [M] = minimieren – alle Fenster minimieren

Win + [D] = Desktop zeigen (also fast identisch mit Win+M)

Win + [Pause] = Systemeigenschaften

Win + [F] = finden -> Datei suchen